W obecnych czasach, w dobie cyfryzacji, wciąż istnieje zapotrzebowanie na przechowywanie fizycznych dokumentów, zwłaszcza tych o szczególnej wadze, takich jak dokumentacja pracownicza. Ważne jest, by te cenne dokumenty były przechowywane w odpowiednich warunkach, które zapewnią ich trwałość przez wiele lat oraz chronią je przed niepowołanym dostępem. Jak więc monitorowane są te warunki?

System kontroli dostępu – pierwsza linia obrony

Pierwszym i najważniejszym elementem dbałości o bezpieczeństwo przechowywanej dokumentacji jest system kontroli dostępu. To dzięki niemu mamy pewność, że do pomieszczeń, w których przechowywane są ważne dokumenty, mają dostęp tylko i wyłącznie osoby upoważnione. System ten działa na zasadzie identyfikacji pracowników za pomocą specjalnych kart lub biometrycznych czytników. Ograniczenie dostępu do magazynów to kluczowy element zapewnienia bezpieczeństwa. Czytaj dalej: https://archiwizacja.pmsa.pl/uslugi-archiwizacyjne/przechowywanie/.

Stałe monitorowanie warunków środowiskowych

Właściwa temperatura i wilgotność są niezwykle istotne dla zachowania dobrej kondycji papierowych dokumentów. Zbyt wysoka wilgotność może sprzyjać rozwojowi pleśni, co jest bezpośrednim zagrożeniem dla dokumentacji. Z kolei zbyt niska temperatura może sprawić, że papier stanie się kruchy. Dlatego magazyny są wyposażone w specjalne czujniki, które monitorują te parametry, a wszelkie odchylenia od normy są natychmiast sygnalizowane odpowiednim alarmem.

Ochrona przed światłem

Dokumenty papierowe są wrażliwe na działanie światła, zwłaszcza na promienie UV. W magazynach stosuje się specjalne oświetlenie, które nie szkodzi przechowywanej dokumentacji. Ponadto zastosowanie odpowiednich żaluzji czy rolet pozwala na kontrolę ilości światła naturalnego wpadającego do pomieszczenia.

Monitoring CCTV – oko w oko z bezpieczeństwem

Kamery monitoringu CCTV działają nie tylko jako środek odstraszający potencjalnych włamywaczy. Dzięki nim możliwa jest stała kontrola nad tym, co dzieje się w magazynie. W razie jakichkolwiek nieprawidłowości, odpowiednie służby są natychmiast informowane.

Systemy alarmowe i zabezpieczenia przed dostępem nieupoważnionych

Dodatkowym zabezpieczeniem są różnego rodzaju systemy alarmowe, które reagują na nieuprawniony dostęp do magazynów. Współpracując z firmami specjalizującymi się w zabezpieczeniach, można być pewnym, że przechowywane dokumenty są chronione przed wszelkimi zagrożeniami.

Monitorowanie warunków przechowywania dokumentacji pracowniczej jest kluczowe dla zapewnienia jej bezpieczeństwa i trwałości. W dobie rosnącej liczby zagrożeń związanych z utratą danych, kradzieżą czy uszkodzeniami, dbałość o odpowiednie warunki przechowywania jest nie tylko kwestią odpowiedzialności, ale też koniecznością. Dzięki nowoczesnym technologiom oraz specjalistycznemu podejściu, możliwe jest zapewnienie dokumentom najwyższego poziomu bezpieczeństwa.