Duże firmy, ale nie tylko, to często bardzo złożone „organizmy”, których działanie nie mogłoby odbywać się bez ścisłej współpracy różnorodnych działów i osób. Kluczowi w sprawnej pracy przedsiębiorstwa są często ludzie, którzy odpowiadają za poszczególne zadania i procesy. Szczególnie w dużych organizacjach niezbędne jest utworzenie oddzielnego działu kadr i płac, który będzie w stanie kompleksowo zająć się wszystkimi „pracowniczymi” sprawami, a jest ich całe mnóstwo począwszy od przygotowywania umów i aneksów, przez urlopy i zwolnienia, a skończywszy na obliczaniu godzin do wypłaty oraz finalnej płacy i nie tylko. Czym jeszcze zajmują się kadry w firmie i dlaczego warto zlecić to zadanie fachowcom?

Co to są kadry w firmie?

Kadry to element składowy praktycznie każdego przedsiębiorstwa zatrudniającego pracowników. Według polskiego prawa każda osoba zatrudniająca pracowników ma obowiązek założenia i prowadzenia jego dokumentacji pracowniczej. W skład takiej dokumentacji wchodzą akta osobowe pracowników i dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Jak więc widać, prowadzenie kadr jest wręcz obowiązkiem, za którego nieprzestrzeganie można zostać ukaranym karą grzywny nawet do 30 000 złotych. Zakres i rozbudowanie działu kadr zależne jest oczywiście od skali prowadzonej działalności i ilości zatrudnianych pracowników. W przypadku niewielkich firm można ograniczyć się do współpracy z księgową, która poprowadzi tego rodzaju dokumentację. Aby wszystko przygotować zgodnie z prawem warto nawiązać współpracę np. z biurem rachunkowym prowadzącym księgowość w Poznaniu https://anowak.com.pl/ksiegowosc/biuro-rachunkowe-poznan/, dzięki któremu dział kadr i płac będzie skutecznie prowadzony, zarządzany i kontrolowany.

O co dbają specjaliści z zakresu kadr i płac?

Obszar jakim zajmują się pracownicy działu kadr i płac jest bardzo szeroki. Wielu osobom kojarzy się jedynie z obliczaniem wynagrodzenia i podsumowaniem godzin spędzonych na stanowisku pracy, jednak tych zadań jest o wiele więcej. Warto pomyśleć o sposobie prowadzenia kadr już na początku działalności. Kadry zajmują się również takimi obszarami jak:

1. Dbanie o dokumentację pracowniczą, w tym umowy, aneksy do umów, ale także dokumenty poświadczające umiejętności, odbyte szkolenia, zdobyte certyfikaty. Kadry zajmują się także opracowywaniem i przechowywaniem dokumentacji związanej z urlopami, zwolnieniami, wypowiedzeniami i świadectwami pracy. Cała ta dokumentacja jest bardzo ważna w przypadku kontroli organów podatkowych i pracowniczych.
2. Przestrzeganie prawa pracy zakładające przygotowanie umów zgodnie z obowiązującymi stawkami, przestrzeganie okresów wypowiedzenia, przyznawanie urlopów w określonym wymiarze, regulowanie kwestio nadgodzin.
3. Prawidłowe naliczanie wynagrodzenia, obejmujące także tzw. wysługę lat, premie, wypłacanie 13-nastek, dodatków z tytułów przysługujących świadczeń, a także potrąceń np. na ubezpieczenia społeczne czy podatek dochodowy.
4. Dbanie o cyfrowe bezpieczeństwo dokumentacji jak chociażby sporządzenie elektronicznej wersji dokumentów i przechowywanie ich na cyfrowych nośnikach.
5. Odpowiadanie na zapytania pracowników na temat urlopów, świadczeń, wynagrodzeń itp. według najbardziej aktualnej wiedzy.
6. Szkolenia wewnętrzne pracowników kadr i płac związane z prawnymi aktualizacjami i poszerzaniem kompetencji w świetle rozwoju firmy.

Dlaczego warto zlecić zarządzanie tego obszaru profesjonalistom?

Zarządzanie działem kadr warto zlecić wykwalifikowanym profesjonalistom co najmniej z kilku powodów:

• Redukcja ryzyka i błędów – dzięki dobrze działającemu działowi kadr ograniczasz do minimum ewentualne błędy i niedociągnięcia. Prawo pracy i pracowników zmienia się i należy być z nim na bieżąco, a praca z dużą ilością dokumentacji, jak ma to miejsce w przypadku działu kadr i płac, również wymaga odpowiedniego przygotowanie merytorycznego.
• Zgodność w zobowiązującym prawem – specjaliści zajmujący się jedynie kadrami i płacami są wyspecjalizowani w swojej dziedzinie, dzięki czemu znają aktualne prawo i przepisy, co pozwoli prowadzić całą dokumentację zgodnie z obowiązującymi wymogami.
• Korzystanie z najlepszych praktyk – specjaliści działu kadr i płac nieustannie się szkolą i korzystają z najlepszego oprogramowania, dzięki czemu ich praca jest zdecydowanie szybsza i efektywniejsza, a dodatkowo oparta o działania w najwyższym standardzie.
• Korzystanie z pomocy specjalistów z zakresu kadr i płac działa także korzystnie na wizerunek firmy i zaufanie pracowników.
• Wybór odpowiedniej instytucji do prowadzenia kadr i płac zapewnia bezpieczeństwo dokumentów, a także zachowanie takich standardów jak poszanowanie RODO, co w przypadku kontroli pozwoli na uniknięcie kary.